Regnearket og Navision

Fra Økonomi & Udvikling nr. 8, Marts 1997

Hvis du ofte anvender regnearket Excel, har du sikkert allerede savnet muligheden for at hente oplysninger direkte fra Navision, således at trivielt indtastningsarbejde og tastefejl kan undgås.

Dette er ganske nemt med ODBC til Navision. Det kræver dog kendskab til Navisions struktur, og at man kan arbejde med i Excel. Ofte når vi fortæller Navisionbrugere om ODBC, og herefter spørger dem “Hvad kan I godt tænke jer at bruge disse muligheder til ?” - så får vi intet svar. Det skyldes ikke, at brugerne ikke forstår, hvad ODBC gør, men at det kan være svært selv at være “opfinder” af små smarte løsninger.

I denne artikel kommer vi derfor med en række eksempler på anvendelse af ODBC. Der er ikke tale om fuldstændige vejledninger men ideer til mere effektiv anvendelse af de data, man allerede har til rådighed. Vi håber, at eksemplerne kan give inspiration både til de brugere, der allerede har adgang til ODBC, og dem der ikke kender ODBC.

Indhold i artiklen:

Hvad er Navision ODBC?

ODBC bruges til at overføre data fra en Navision database til et program, der understøtter ODBC. ODBC står for Open Database Connectivity og er en standard for, hvordan man får adgang til data fra forskellige programmer. Det betyder, at du fra andre programmer end Navision kan læse de oplysninger, der findes i en Navision database. Du kan ikke skrive til en Navision database med ODBC, og derfor kan du ikke komme til at ødelægge de data, der findes i Navision.

ODBC er et effektivt værktøj for regnskabschefen eller controllere i en økonomiafdeling.

Prisliste

Det første eksempel er meget enkelt og bruges til lave en prisliste på alle varer i varekartoteket. Felterne nummer, beskrivelse og salgspris overføres til Excel med ODBC. Formatering og sideopsætning kan herefter foretages i Excel, således at prislisten ser pæn ud. Kolonne overskrifterne kan gentages automatisk på hver side, ved at vælge Udskriftstitler på fanebladet “Ark” under sideopsætning.

Eksempel på prisliste overført med ODBC

 

Resultatopgørelse med ODBC

Alle tal til en resultatopgørelse findes i finanskontoplanen. Du kan derfor overføre felterne nummer, navn, saldo og kontotype til Excel. Herefter opstiller du på ark2 (se skærmbilledet) en resultatopgørelse, hvor du henter de enkelte tal fra ark1 med hele kontoplanen. Formlen i ark2 for at hente f.eks. omsætning kan se således ud: =-Ark1!C126.

Med lidt analyse af kontoplanen kan du en gang for alle bestemme, hvilke felter i kontoplanen, der skal være de forskellige steder i resultatopgørelse. Til sidst kan du også opstille formler for forskellige nøgletal. Det tager kun få sekunder at opdatere alle tallene på et senere tidspunkt.


Eksempel på resultatopgørelse

Varesalgsstatistik

Hvem er den bedste kunde? Hvem er den dårligste? Hvilken sælger skaber mest DB og omsætning. Og hvordan ser det hele ud over en tidsperiode? Hvad skete der med et givent produkts enhedssalg og totale DB, da vi satte prisen op? Hvilke produktområder, produkter, afdelinger, sælgere, kundetyper, geografiske områder skal vi satse på?

Svarene på mange af disse spørgsmål findes i de data, der er gemt i Navision. Det gælder bare om at trække disse data ud og bruge dem rigtigt. Nøglen til at få svarene er at trække alle vareposter ud. Fra disse poster kan der hentes oplysninger om vare, dato, pris, DB, kostpris, sælger, afdeling, kunde, projektkode osv. Jo flere felter der medtages, desto flere statistikker kan der opstilles. Bemærk at der er oprettet lænker til Vare- og Debitortabellen, Dette gøres for at kunne medtage felter fra disse tabeller (kundenavn og varenavn).


Et af de mere komplicerede ODBC udtræk, hvor der hentes felter fra forskellige tabeller.

For at lave statistikkerne skal der bruges pivottabeller i Excel. En pivottabel giver mulighed for at sammentælle data på kryds og tværs og opdele data efter, hvad man ønsker i rækker eller i kolonner i pivottabellen. Mulighederne med pivottabeller er meget store. Du kan beregne næsten alt. I eksemplet på skærmbilledet beregnes enhedssalget på alle varer fordelt på salgsafdelinger. De resultater du får, kan du også illustrere i et diagram i Excel, og på den måde hurtigt lave præsentationsmateriale.


Med pivottabeller i Excel kan du selv designe hvordan din statistik skal se ud. Det nærmeste man kan komme på et ledelses beslutningsstøttesystem i Excel.

 

Valutapositioner

Hvordan er virksomhedens valutaposition i forbindelse med køb og salg i fremmed valuta? Hvad har vi brug for af D-mark og USD for at kunne betale vores kreditorer?

Fra debitortabellen oprettes en lænke til valuta-tabellen, og der hentes felterne valutakode, valutakurs, saldo, saldo (DKK) og beløb i salgsordre til et ark i Excel. For kreditor tabellen laves en tilsvarende forespørgsel, og oplysningerne placeres i et nyt ark i Excel. Der skal ikke oprettes kriterier, da det er en fordel at udtrække alle debitorer og kreditorer.

På et tredje ark (se skærmbilledet) oprettes tre pivot tabeller. En til at vise de aktuelle valutakurser og to tabeller til henholdsvis debitor og kreditor. Nederst på skærmen er nettopositionen beregnet, således at det aktuelle valutabehov kan ses. Hvis man har bankkonto, der føres i udenlandsk valuta, kan saldi fra disse konti også overføres til Excel. Dette er i eksemplet gjort på et fjerde ark. Det kan ses, at behovet på 14.608 D-mark kan dækkes af den konto, der føres i D-mark, men at der ikke er tilstrækkeligt til at dække de 61.667 USD, der skal bruges. Opdatering af hele systemet tager kun få øjeblikke og kan f.eks. gøres dagligt eller ugentligt.


Udtræk af debitor- og valutatabellen.

 


Oversigt over de aktuelle valutapositioner.

Debitorernes betalingstid

Hvor lang tid giver vi reelt i kredit fra fakturering til betaling ? Hvad er forskellen på forfaldsdato til betalingsdato for vores debitorer. Hvem er vores bedste og dårligste betalere. Og til sidst: hvad har vores dårligere betalere kostet ?

Forespørgslen laves ved at udtrække tabellen “Debitorposteringer”, som vist på skærmbilledet. Der er lavet en lænke til debitortabellen, således at debitornavnet også kan hentes til Excel. Der opstilles to kriterier, så der kun hentes fakturaer (ikke betalinger og kreditnotaer), og kun fakturaer der er betalt.


Debitorposteringer og debitorer med kriterier på kun betalte fakturaer.

I Excel laves en række nye formler i kolonnerne til højre for de data, der er hentet. Forfaldsdatoen trækkes fra betalingsdatoen (feltet Lukket den), og den overskredne betalingstid står nu i dage. Antallet af dage kan ganges på beløbet og en faktor for rentedage, således at omkostningen for den sene betaling kan ses.

Da hver enkelt debitorpostering står som en linie, kan man med en pivottabel summere totalen for de enkelte debitorer. F.eks. på den totale omkostning eller det totale antal overskredne dage.

ODBC som brevflet til Word

Du kan selvfølge også anvende debitor- eller kreditortabellen til at flette breve i Word. Du har her mulighed for at opstille forskellige kriterier, således at du f.eks. kun sender breve til kunder for en bestemt sælger, afdeling, postnummerinterval eller kunder, der har købt for mere end et bestemt beløb. Du starter ODBC til brevfletning i Word, når du vælger datakilde. Vælg “Åbn datakilde” og tryk derefter på knappen “MS Query”

Vil du vide mere

Bemærk at ODBC både findes til Navision ver. 3.55a, 3.56 og Navision Financials. Hvis du er interesseret i at få mere ud af din Navision løsning, kan du bestille et ODBC modul hos NAVITEAM. Hvis du har svært ved at komme i gang eller hvis du ikke er rutineret bruger af Excel regnearket, så har du mulighed for at deltage på et af vores ODBC kurser eller få inspiration på et af vores ODBC seminarer.

Vi kan også være behjælpelige med løsning af specifikke ODBC opgaver.